Importare cosmetici dalla Cina nell'UE: CPNP e persona responsabile

Il regolamento (CE) n. 1223/2009 del 30 novembre 2009 sui prodotti cosmetici è il testo unico che disciplina la fabbricazione, la valutazione della sicurezza e l'etichettatura di ogni prodotto cosmetico messo a disposizione sul mercato dell'Unione Europea, con la sua versione consolidata più recente datata 1° settembre 2025. Si applica allo stesso modo a un prodotto fabbricato in uno Stato membro e a un prodotto fabbricato in Cina e poi importato: l'origine non cambia nulla agli obblighi, aggiunge solo una fase, la designazione di un rappresentante stabilito nell'Unione.

L'obiettivo dichiarato del testo è un livello elevato di protezione della salute umana. Un fabbricante cinese che vende già sul proprio mercato interno non dispone per default di nessuno di questi documenti: si costruiscono appositamente per l'Unione Europea, prodotto per prodotto.

La persona responsabile è l'entità stabilita nell'Unione Europea che risponde, davanti alle autorità, della conformità di un cosmetico al regolamento 1223/2009. Senza di essa, un cosmetico fabbricato fuori dall'Unione non può essere legalmente immesso sul mercato europeo, qualunque sia la qualità reale del prodotto.

Questa funzione può essere svolta dal fabbricante stesso se dispone di un'entità nell'UE, dall'importatore, da un mandatario designato per iscritto dal fabbricante extra UE, o da un distributore che commercializza il prodotto con il proprio nome o marchio. L'accordo che designa la persona responsabile deve essere scritto e conservato: fa parte dei documenti che le autorità possono richiedere in caso di controllo.

Una fabbrica cinese non svolge questa funzione dalla Cina: non è stabilita nell'Unione. Spetta quindi all'importatore europeo, o a un mandatario da lui designato, assumere questo ruolo prima della prima vendita.

La notifica CPNP è il deposito obbligatorio, per via elettronica sul portale europeo Cosmetic Product Notification Portal, delle informazioni di un cosmetico prima della sua prima messa a disposizione sul mercato dell'Unione. L'articolo 13 del regolamento 1223/2009 fissa ciò che la persona responsabile deve indicarvi: categoria del prodotto, nome e indirizzo della persona responsabile, paese d'origine in caso di importazione, Stato membro in cui il prodotto è immesso sul mercato per primo, recapiti di un contatto in caso di emergenza, presenza di nanomateriali, presenza di sostanze classificate cancerogene, mutagene o tossiche per la riproduzione.

Un punto spesso frainteso gioca a favore dell'acquirente: una sola notifica CPNP copre l'intero mercato dell'Unione Europea, senza notifica nazionale supplementare paese per paese. La logica cambia invece non appena uno stesso prodotto cambia marchio o nome commerciale: un distributore che riprende un cosmetico già notificato sotto un marchio, ma lo rinomina o vi appone il proprio marchio, è a sua volta considerato una persona responsabile e deve effettuare la propria notifica, distinta da quella del fabbricante o dell'importatore originario.

La notifica avviene prima dell'immissione sul mercato, mai dopo: un prodotto venduto senza notifica CPNP è in infrazione fin dalla prima unità venduta.

Il dossier informativo sul prodotto, o DIP, è l'insieme documentale che la persona responsabile deve costituire per ogni cosmetico e tenere a disposizione delle autorità per dieci anni dopo l'immissione sul mercato dell'ultimo lotto fabbricato. Raccoglie la descrizione del prodotto, la sua formula qualitativa e quantitativa, i metodi di fabbricazione, le prove degli effetti rivendicati, e soprattutto il rapporto sulla sicurezza del prodotto cosmetico, spesso indicato con la sigla inglese CPSR.

Il CPSR si compone di due parti distinte. La parte A raccoglie i dati grezzi: composizione qualitativa e quantitativa, proprietà fisico-chimiche e stabilità, qualità microbiologica, impurità e tracce, informazioni sul materiale di imballaggio. La parte B è la valutazione vera e propria, la valutazione del rischio tratta da questi dati, redatta e firmata da un valutatore della sicurezza qualificato.

Questa qualifica non è lasciata alla discrezione dell'importatore: l'articolo 10 del regolamento 1223/2009 richiede un diploma o una formazione universitaria in farmacia, tossicologia, medicina o disciplina simile, o una formazione riconosciuta equivalente da uno Stato membro.

L'articolo 19 del regolamento 1223/2009 fissa l'elenco delle indicazioni che devono comparire sul recipiente e sulla confezione di un cosmetico, in caratteri indelebili, facilmente leggibili e visibili. Queste indicazioni non si negoziano con la fabbrica: si impongono qualunque sia il paese di fabbricazione.

Il contenuto nominale si dichiara in peso o in volume al momento del confezionamento, salvo per i prodotti sotto i 5 grammi o 5 millilitri, i campioni gratuiti e le monodosi. La data di durata minima è obbligatoria finché la durata non supera i trenta mesi, sotto forma di mese e anno o giorno, mese e anno, preceduta dal simbolo previsto dall'allegato VII o dalla dicitura corrispondente. Oltre i trenta mesi, viene sostituita dal simbolo del periodo dopo l'apertura, un vasetto aperto, accompagnato da una durata in mesi o anni.

L'elenco degli ingredienti, preceduto dal termine INGREDIENTS, si presenta in ordine decrescente di peso; sotto l'1% di concentrazione, l'ordine è libero. I nomi devono seguire la nomenclatura della banca dati COSING, e un nanomateriale si segnala con la dicitura [nano] accanto al suo nome.

Riprendere una formula esistente di una fabbrica cinese per venderla con il proprio marchio, in white label, resta una via comune per lanciare una linea di cosmetici senza sviluppare una formula intera. La logica generale del modello è illustrata nel nostro articolo sul white label e il private label; sul fronte cosmetico, incontra un vincolo specifico del regolamento 1223/2009: cambiare marchio o nome commerciale vi rende una persona responsabile a pieno titolo, con la vostra propria notifica CPNP e il vostro proprio DIP, anche se la formula e il fabbricante restano identici a quelli di un prodotto già venduto altrove nell'Unione.

Questa regola ha una conseguenza diretta sul calendario: la notifica di un concorrente che vende lo stesso prodotto con un altro marchio non vi esonera da nulla. Ogni marchio porta la propria responsabilità, salvo accordo esplicito con il titolare di una notifica esistente per farvi riferimento.

L'imballaggio merita un'attenzione separata: al di là dell'etichettatura prevista dal regolamento cosmetico, l'immissione sul mercato di un imballaggio comporta obblighi distinti di responsabilità estesa del produttore, propri a ciascuno Stato membro, che si aggiungono al regolamento 1223/2009 senza sostituirlo.

Sorva è una casa di intermediazione e sourcing attiva tra l'Europa e la Cina. Il nostro team sinofono a Guangzhou individua e verifica le fabbriche cosmetiche capaci di fornire la documentazione tecnica necessaria alla vostra pratica, formula, materiali di imballaggio, processi di fabbricazione, mentre il nostro ufficio studi definisce lo studio di conformità normativa e il dossier tecnico prodotto che alimentano il DIP della vostra persona responsabile.

Nella maggior parte dei casi, non pagate onorari sulla ricerca del fornitore: aprite una pratica con noi, noi negoziamo la merce per voi e prendiamo una commissione sul suo valore franco fabbrica. Lo studio di conformità normativa e il dossier tecnico prodotto sono fatturati separatamente, a monte della produzione, per mettere in sicurezza la vostra notifica prima di impegnare l'ordine.