Import kosmetyków z Chin do UE: CPNP i osoba odpowiedzialna

Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 z 30 listopada 2009 roku dotyczące produktów kosmetycznych to jedyny tekst regulujący produkcję, ocenę bezpieczeństwa i etykietowanie każdego produktu kosmetycznego udostępnianego na rynku Unii Europejskiej, którego najnowsza wersja skonsolidowana pochodzi z 1 września 2025 roku. Stosuje się on tak samo do produktu wytworzonego w państwie członkowskim, jak i do produktu wytworzonego w Chinach, a następnie importowanego: pochodzenie niczego nie zmienia w obowiązkach, dodaje jedynie jeden krok, wyznaczenie przedstawiciela z siedzibą w Unii.

Deklarowanym celem tekstu jest wysoki poziom ochrony zdrowia ludzkiego. Chiński producent, który sprzedaje już na swoim rynku krajowym, domyślnie nie dysponuje żadnym z tych dokumentów: są one tworzone specjalnie dla Unii Europejskiej, produkt po produkcie.

Osoba odpowiedzialna to podmiot z siedzibą w Unii Europejskiej, który odpowiada przed organami za zgodność kosmetyku z rozporządzeniem 1223/2009. Bez niej kosmetyk wytworzony poza Unią nie może zostać legalnie wprowadzony na rynek europejski, niezależnie od rzeczywistej jakości produktu.

Funkcję tę może pełnić sam producent, jeśli dysponuje podmiotem w UE, importer, pełnomocnik wyznaczony na piśmie przez producenta spoza UE, lub dystrybutor, który wprowadza produkt pod własną nazwą lub marką. Umowa wyznaczająca osobę odpowiedzialną musi być pisemna i przechowywana, stanowi część dokumentów, których mogą zażądać organy w razie kontroli.

Chińska fabryka nie może pełnić tej funkcji z Chin: nie ma siedziby w Unii. To europejski importer, lub wyznaczony przez niego pełnomocnik, musi więc przyjąć tę rolę przed pierwszą sprzedażą.

Zgłoszenie CPNP to obowiązkowe złożenie drogą elektroniczną, na europejskim portalu Cosmetic Product Notification Portal, informacji o kosmetyku przed jego pierwszym udostępnieniem na rynku Unii. Artykuł 13 rozporządzenia 1223/2009 ustala, co osoba odpowiedzialna musi tam podać: kategoria produktu, nazwa i adres osoby odpowiedzialnej, kraj pochodzenia w przypadku importu, państwo członkowskie pierwszego wprowadzenia na rynek, dane kontaktowe na wypadek sytuacji nagłej, obecność nanomateriałów, obecność substancji sklasyfikowanych jako rakotwórcze, mutagenne lub działające szkodliwie na rozrodczość.

Punkt często źle rozumiany działa na korzyść kupującego: jedno zgłoszenie CPNP obejmuje cały rynek Unii Europejskiej, bez dodatkowego zgłoszenia krajowego dla każdego kraju z osobna. Z drugiej strony logika się zmienia, gdy ten sam produkt zmienia markę lub nazwę handlową: dystrybutor, który przejmuje już zgłoszony kosmetyk pod jedną marką, ale zmienia jej nazwę lub umieszcza na nim własną markę, jest z kolei traktowany jako osoba odpowiedzialna i musi dokonać własnego zgłoszenia, odrębnego od zgłoszenia pierwotnego producenta lub importera.

Zgłoszenie następuje przed wprowadzeniem na rynek, nigdy po: produkt sprzedawany bez zgłoszenia CPNP narusza przepisy już od pierwszej sprzedanej sztuki.

Dokumentacja informacji o produkcie, czyli DIP, to zbiór dokumentów, który osoba odpowiedzialna musi utworzyć dla każdego kosmetyku i przechowywać do dyspozycji organów przez dziesięć lat po wprowadzeniu na rynek ostatniej wyprodukowanej partii. Obejmuje opis produktu, jego formułę jakościową i ilościową, metody wytwarzania, dowody deklarowanego działania, a przede wszystkim raport bezpieczeństwa produktu kosmetycznego, często oznaczany angielskim skrótem CPSR.

CPSR składa się z dwóch odrębnych części. Część A gromadzi dane surowe: skład jakościowy i ilościowy, właściwości fizykochemiczne i stabilność, jakość mikrobiologiczną, zanieczyszczenia i ślady, informacje o materiale opakowania. Część B to właściwa ocena, analiza ryzyka wyciągnięta z tych danych, sporządzona i podpisana przez wykwalifikowanego oceniającego bezpieczeństwo.

Ta kwalifikacja nie jest pozostawiona uznaniu importera: artykuł 10 rozporządzenia 1223/2009 wymaga dyplomu lub wykształcenia wyższego z zakresu farmacji, toksykologii, medycyny lub podobnej dyscypliny, albo uznanego przez państwo członkowskie wykształcenia równoważnego.

Artykuł 19 rozporządzenia 1223/2009 ustala listę informacji, które muszą pojawić się na pojemniku i opakowaniu kosmetyku, w sposób nieusuwalny, łatwy do odczytania i widoczny. Te informacje nie są przedmiotem negocjacji z fabryką: obowiązują niezależnie od kraju produkcji.

Zawartość nominalna deklarowana jest w wadze lub objętości w momencie pakowania, z wyjątkiem produktów poniżej 5 gramów lub 5 mililitrów, bezpłatnych próbek i dawek jednostkowych. Data minimalnej trwałości jest obowiązkowa, dopóki trwałość nie przekracza trzydziestu miesięcy, w formie miesiąc i rok lub dzień, miesiąc i rok, poprzedzona symbolem przewidzianym w załączniku VII lub odpowiednim oznaczeniem. Powyżej trzydziestu miesięcy zastępuje się ją symbolem okresu po otwarciu, otwartego słoiczka, wraz z czasem trwania w miesiącach lub latach.

Lista składników, poprzedzona terminem INGREDIENTS, przedstawiana jest w malejącej kolejności wagi; poniżej 1 procenta stężenia kolejność jest dowolna. Nazwy muszą być zgodne z nomenklaturą bazy COSING, a nanomateriał oznacza się dopiskiem [nano] przy jego nazwie.

Przejęcie istniejącej formuły chińskiej fabryki, aby sprzedawać ją pod własną marką, w formie marki własnej (private label), pozostaje popularną drogą do uruchomienia gamy kosmetyków bez opracowywania całej formuły od podstaw. Ogólna logika tego modelu jest omówiona w naszym artykule o marce własnej i private label; po stronie kosmetyków napotyka ona specyficzne ograniczenie rozporządzenia 1223/2009: zmiana marki lub nazwy handlowej czyni z Ciebie pełnoprawną osobę odpowiedzialną, z własnym zgłoszeniem CPNP i własną dokumentacją DIP, nawet jeśli formuła i producent pozostają identyczne z tymi produktu już sprzedawanego gdzie indziej w Unii.

Ta zasada ma bezpośrednią konsekwencję dla harmonogramu: zgłoszenie konkurenta, który sprzedaje ten sam produkt pod inną marką, niczego Ci nie ułatwia. Każda marka ponosi własną odpowiedzialność, chyba że istnieje wyraźna umowa z posiadaczem istniejącego zgłoszenia, aby się do niego odwołać.

Opakowanie zasługuje na osobną uwagę: poza etykietowaniem przewidzianym przez rozporządzenie kosmetyczne, wprowadzenie opakowania na rynek pociąga za sobą odrębne obowiązki rozszerzonej odpowiedzialności producenta, właściwe dla każdego państwa członkowskiego, które dochodzą do rozporządzenia 1223/2009, nie zastępując go.

Sorva to dom maklerski i sourcingowy działający między Europą a Chinami. Nasz mówiący po chińsku zespół w Guangzhou identyfikuje i weryfikuje fabryki kosmetyczne zdolne dostarczyć dokumentację techniczną potrzebną do Twojej sprawy, formułę, materiały opakowaniowe, procesy produkcyjne, podczas gdy nasze biuro studiów przygotowuje studium zgodności regulacyjnej i dokumentację techniczną produktu, które zasilają DIP Twojej osoby odpowiedzialnej.

W większości przypadków nie płacisz honorarium za poszukiwanie dostawcy: otwierasz z nami sprawę, my negocjujemy towar w Twoim imieniu i pobieramy prowizję od jego wartości loco fabryka. Studium zgodności regulacyjnej i dokumentacja techniczna produktu są fakturowane osobno, przed produkcją, aby zabezpieczyć Twoje zgłoszenie przed rozpoczęciem zamówienia.