Importul de cosmetice din China în UE: CPNP și persoana responsabilă

Regulamentul (CE) nr. 1223/2009 din 30 noiembrie 2009 privind produsele cosmetice este textul unic care reglementează fabricația, evaluarea siguranței și etichetarea oricărui produs cosmetic pus la dispoziție pe piața Uniunii Europene, versiunea sa consolidată cea mai recentă datând din 1 septembrie 2025. Se aplică în același mod unui produs fabricat într-un stat membru și unui produs fabricat în China și apoi importat: originea nu schimbă cu nimic obligațiile, ci adaugă doar o etapă, desemnarea unui reprezentant stabilit în Uniune.

Obiectivul declarat al textului este un nivel ridicat de protecție a sănătății umane. Un producător chinez care vinde deja pe piața sa internă nu dispune implicit de niciunul dintre aceste documente: ele se construiesc special pentru Uniunea Europeană, produs cu produs.

Persoana responsabilă este entitatea stabilită în Uniunea Europeană care răspunde, în fața autorităților, de conformitatea unui cosmetic cu regulamentul 1223/2009. Fără ea, un cosmetic fabricat în afara Uniunii nu poate fi legal introdus pe piața europeană, indiferent de calitatea reală a produsului.

Această funcție poate fi îndeplinită de producătorul însuși dacă dispune de o entitate în UE, de importator, de un mandatar desemnat în scris de producătorul din afara UE, sau de un distribuitor care comercializează produsul sub propriul nume sau propria marcă. Acordul care desemnează persoana responsabilă trebuie să fie scris și păstrat, face parte din documentele pe care autoritățile le pot solicita în caz de control.

O uzină chineză nu îndeplinește această funcție din China: nu este stabilită în Uniune. Este deci în sarcina importatorului european, sau a unui mandatar pe care îl desemnează, să preia acest rol înainte de prima vânzare.

Notificarea CPNP este depunerea obligatorie, pe cale electronică pe portalul european Cosmetic Product Notification Portal, a informațiilor unui cosmetic înainte de prima punere la dispoziție pe piața Uniunii. Articolul 13 al regulamentului 1223/2009 stabilește ce trebuie să completeze persoana responsabilă: categoria produsului, numele și adresa persoanei responsabile, țara de origine în caz de import, statul membru unde produsul este introdus pe piață pentru prima dată, datele unui contact pentru urgențe, prezența nanomaterialelor, prezența substanțelor clasificate ca fiind cancerigene, mutagene sau toxice pentru reproducere.

Un aspect adesea greșit înțeles joacă în favoarea cumpărătorului: o singură notificare CPNP acoperă întreaga piață a Uniunii Europene, fără notificare națională suplimentară țară cu țară. În schimb, logica se schimbă din momentul în care același produs schimbă marca sau denumirea comercială: un distribuitor care preia un cosmetic deja notificat sub o marcă, dar îl redenumește sau își aplică propria marcă, este la rândul său considerat persoană responsabilă și trebuie să realizeze propria notificare, distinctă de cea a producătorului sau a importatorului de origine.

Notificarea se face înainte de introducerea pe piață, niciodată după: un produs vândut fără notificare CPNP se află în încălcare chiar de la prima unitate vândută.

Dosarul de informații despre produs, sau DIP, este ansamblul documentar pe care persoana responsabilă trebuie să-l constituie pentru fiecare cosmetic și să-l țină la dispoziția autorităților timp de zece ani după introducerea pe piață a ultimului lot fabricat. Adună descrierea produsului, formula sa calitativă și cantitativă, metodele de fabricație, dovezile efectului revendicat și, mai ales, raportul privind siguranța produsului cosmetic, adesea desemnat prin sigla sa engleză CPSR.

CPSR se compune din două părți distincte. Partea A adună datele brute: compoziția calitativă și cantitativă, proprietățile fizico-chimice și stabilitatea, calitatea microbiologică, impuritățile și urmele, informațiile despre materialul de ambalaj. Partea B este evaluarea propriu-zisă, aprecierea riscului dedusă din aceste date, redactată și semnată de un evaluator al siguranței calificat.

Această calificare nu este lăsată la aprecierea importatorului: articolul 10 al regulamentului 1223/2009 cere o diplomă sau o formare universitară în farmacie, toxicologie, medicină sau disciplină similară, ori o formare recunoscută ca echivalentă de un stat membru.

Articolul 19 al regulamentului 1223/2009 stabilește lista mențiunilor care trebuie să apară pe recipient și pe ambalajul unui cosmetic, cu caractere indelebile, ușor de citit și vizibile. Aceste mențiuni nu se negociază cu uzina: se impun indiferent de țara de fabricație.

Conținutul nominal se declară în greutate sau în volum la momentul ambalării, cu excepția produselor sub 5 grame sau 5 mililitri, a mostrelor gratuite și a dozelor unitare. Data durabilității minimale este obligatorie atât timp cât durabilitatea nu depășește treizeci de luni, sub forma lună și an sau zi, lună și an, precedată de simbolul prevăzut la anexa VII sau de mențiunea corespunzătoare. Peste treizeci de luni, este înlocuită cu simbolul perioadei după deschidere, un borcănaș deschis, însoțit de o durată în luni sau în ani.

Lista ingredientelor, precedată de termenul INGREDIENTS, se prezintă în ordine descrescătoare a greutății; sub 1% concentrație, ordinea este liberă. Denumirile trebuie să urmeze nomenclatura bazei COSING, iar un nanomaterial se semnalează prin mențiunea [nano] alăturată numelui său.

Preluarea unei formule existente de la o uzină chineză pentru a o vinde sub propria marcă, în marcă albă, rămâne o cale obișnuită pentru lansarea unei game de cosmetice fără a dezvolta o formulă întreagă. Logica generală a modelului este detaliată în articolul nostru despre marca albă și private label; în cosmetice, aceasta întâlnește o constrângere specifică a regulamentului 1223/2009: schimbarea mărcii sau a denumirii comerciale vă transformă într-o persoană responsabilă cu drepturi depline, cu propria notificare CPNP și propriul DIP, chiar dacă formula și producătorul rămân identice cu cele ale unui produs deja vândut altundeva în Uniune.

Această regulă are o consecință directă asupra calendarului: notificarea unui concurent care vinde același produs sub o altă marcă nu vă scutește de nimic. Fiecare marcă poartă propria responsabilitate, cu excepția unui acord explicit cu titularul unei notificări existente pentru a se referi la ea.

Ambalajul merită o atenție separată: dincolo de etichetarea prevăzută de regulamentul cosmetic, introducerea pe piață a unui ambalaj angajează obligații distincte de responsabilitate extinsă a producătorului, specifice fiecărui stat membru, care se adaugă regulamentului 1223/2009 fără a-l înlocui.

Sorva este o casă de brokeraj și sourcing activă între Europa și China. Echipa noastră vorbitoare de chineză de la Guangzhou identifică și verifică uzinele de cosmetice capabile să furnizeze documentația tehnică necesară dosarului dumneavoastră, formulă, materiale de ambalaj, procese de fabricație, în timp ce biroul nostru de studii conturează studiul de conformitate reglementară și dosarul tehnic al produsului care alimentează DIP-ul persoanei dumneavoastră responsabile.

În majoritatea cazurilor, nu plătiți onorarii pentru căutarea furnizorului: deschideți un dosar cu noi, negociem marfa pentru dumneavoastră și percepem un comision pe valoarea sa la ieșirea din uzină. Studiul de conformitate reglementară și dosarul tehnic al produsului sunt facturate separat, înainte de producție, pentru a securiza notificarea dumneavoastră înainte de a angaja comanda.