Importer des cosmétiques de Chine dans l'UE : CPNP et personne responsable

Le règlement (CE) n° 1223/2009 du 30 novembre 2009 relatif aux produits cosmétiques est le texte unique qui encadre la fabrication, l'évaluation de la sécurité et l'étiquetage de tout produit cosmétique mis à disposition sur le marché de l'Union européenne, sa version consolidée la plus récente datant du 1er septembre 2025. Il s'applique de la même façon à un produit fabriqué dans un État membre et à un produit fabriqué en Chine puis importé : l'origine ne change rien aux obligations, elle ajoute simplement une étape, la désignation d'un représentant établi dans l'Union.

L'objectif affiché du texte est un niveau élevé de protection de la santé humaine. Un fabricant chinois qui vend déjà sur son marché intérieur ne dispose d'aucun de ces documents par défaut : ils se construisent spécifiquement pour l'Union européenne, produit par produit.

La personne responsable est l'entité établie dans l'Union européenne qui répond, devant les autorités, de la conformité d'un cosmétique au règlement 1223/2009. Sans elle, un cosmétique fabriqué hors de l'Union ne peut légalement pas être mis sur le marché européen, quelle que soit la qualité réelle du produit.

Cette fonction peut être tenue par le fabricant lui-même s'il dispose d'une entité dans l'UE, par l'importateur, par un mandataire désigné par écrit par le fabricant hors UE, ou par un distributeur qui commercialise le produit sous son propre nom ou sa propre marque. L'accord qui désigne la personne responsable doit être écrit et conservé, il fait partie des pièces que les autorités peuvent réclamer en cas de contrôle.

Une usine chinoise ne remplit pas cette fonction depuis la Chine : elle n'est pas établie dans l'Union. C'est donc à l'importateur européen, ou à un mandataire qu'il désigne, d'endosser ce rôle avant la première vente.

La notification CPNP est le dépôt obligatoire, par voie électronique sur le portail européen Cosmetic Product Notification Portal, des informations d'un cosmétique avant sa première mise à disposition sur le marché de l'Union. L'article 13 du règlement 1223/2009 fixe ce que la personne responsable doit y renseigner : catégorie du produit, nom et adresse de la personne responsable, pays d'origine en cas d'importation, État membre où le produit est mis sur le marché en premier, coordonnées d'un contact en cas d'urgence, présence de nanomatériaux, présence de substances classées cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction.

Un point souvent mal compris joue en faveur de l'acheteur : une seule notification CPNP couvre l'ensemble du marché de l'Union européenne, sans notification nationale supplémentaire pays par pays. En revanche, la logique change dès qu'un même produit change de marque ou de nom commercial : un distributeur qui reprend un cosmétique déjà notifié sous une marque, mais le renomme ou y appose sa propre marque, est à son tour considéré comme une personne responsable et doit réaliser sa propre notification, distincte de celle du fabricant ou de l'importateur d'origine.

La notification se fait avant la mise sur le marché, jamais après : un produit vendu sans notification CPNP est en infraction dès la première unité vendue.

Le dossier d'information sur le produit, ou DIP, est l'ensemble documentaire que la personne responsable doit constituer pour chaque cosmétique et tenir à disposition des autorités pendant dix ans après la mise sur le marché du dernier lot fabriqué. Il rassemble la description du produit, sa formule qualitative et quantitative, les méthodes de fabrication, les preuves d'effet revendiqué, et surtout le rapport sur la sécurité du produit cosmétique, souvent désigné par son sigle anglais CPSR.

Le CPSR se compose de deux parties distinctes. La partie A rassemble les données brutes : composition qualitative et quantitative, propriétés physico-chimiques et stabilité, qualité microbiologique, impuretés et traces, informations sur le matériau d'emballage. La partie B est l'évaluation proprement dite, l'appréciation du risque tirée de ces données, rédigée et signée par un évaluateur de la sécurité qualifié.

Cette qualification n'est pas laissée à l'appréciation de l'importateur : l'article 10 du règlement 1223/2009 exige un diplôme ou une formation universitaire en pharmacie, toxicologie, médecine ou discipline similaire, ou une formation reconnue équivalente par un État membre.

L'article 19 du règlement 1223/2009 fixe la liste des mentions qui doivent apparaître sur le récipient et sur l'emballage d'un cosmétique, en caractères indélébiles, faciles à lire et visibles. Ces mentions ne se négocient pas avec l'usine : elles s'imposent quel que soit le pays de fabrication.

Le contenu nominal se déclare en poids ou en volume au moment du conditionnement, sauf pour les produits de moins de 5 grammes ou 5 millilitres, les échantillons gratuits et les doses unitaires. La date de durabilité minimale est obligatoire tant que la durabilité n'excède pas trente mois, sous la forme mois et année ou jour, mois et année, précédée du symbole prévu à l'annexe VII ou de la mention correspondante. Au-delà de trente mois, elle est remplacée par le symbole de période après ouverture, un pot ouvert, accompagné d'une durée en mois ou en années.

La liste des ingrédients, précédée du terme INGREDIENTS, se présente par ordre décroissant de poids ; en dessous de 1 % de concentration, l'ordre est libre. Les noms doivent suivre la nomenclature de la base COSING, et un nanomatériau se signale par la mention [nano] accolée à son nom.

Reprendre une formule existante d'une usine chinoise pour la vendre sous sa propre marque, en marque blanche, reste une voie courante pour lancer une gamme de cosmétiques sans développer une formule entière. La logique générale du modèle est détaillée dans notre article sur la marque blanche et le private label ; côté cosmétique, elle rencontre une contrainte spécifique du règlement 1223/2009 : changer de marque ou de nom commercial fait de vous une personne responsable à part entière, avec votre propre notification CPNP et votre propre DIP, même si la formule et le fabricant restent identiques à ceux d'un produit déjà vendu ailleurs dans l'Union.

Cette règle a une conséquence directe sur le calendrier : la notification d'un concurrent qui vend le même produit sous une autre marque ne vous dispense de rien. Chaque marque porte sa propre responsabilité, sauf accord explicite avec le titulaire d'une notification existante pour s'y référer.

L'emballage mérite une attention séparée : au-delà de l'étiquetage prévu par le règlement cosmétique, la mise sur le marché d'un emballage engage des obligations distinctes de responsabilité élargie du producteur, propres à chaque État membre, qui s'ajoutent au règlement 1223/2009 sans s'y substituer.

Sorva est une maison de courtage et sourcing active entre l'Europe et la Chine. Notre équipe sinophone à Guangzhou identifie et vérifie les usines cosmétiques capables de fournir la documentation technique nécessaire à votre dossier, formule, matériaux d'emballage, procédés de fabrication, pendant que notre bureau d'études cadre l'étude de conformité réglementaire et le dossier technique produit qui alimentent le DIP de votre personne responsable.

Dans la plupart des cas, vous ne payez pas d'honoraires sur la recherche de fournisseur : vous ouvrez un dossier avec nous, nous négocions la marchandise pour vous et nous prenons une commission sur sa valeur départ usine. L'étude de conformité réglementaire et le dossier technique produit sont facturés séparément, en amont de la production, pour sécuriser votre notification avant d'engager la commande.