Kosmetik aus China in die EU importieren: CPNP und verantwortliche Person

Die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 vom 30. November 2009 über kosmetische Mittel ist das einzige Regelwerk, das Herstellung, Sicherheitsbewertung und Kennzeichnung jedes auf dem Markt der Europäischen Union bereitgestellten kosmetischen Mittels regelt, wobei die jüngste konsolidierte Fassung vom 1. September 2025 stammt. Sie gilt gleichermaßen für ein in einem Mitgliedstaat hergestelltes Produkt wie für ein in China hergestelltes und dann eingeführtes Produkt: Der Ursprung ändert nichts an den Pflichten, er fügt lediglich einen Schritt hinzu, die Benennung eines in der Union niedergelassenen Vertreters.

Das erklärte Ziel des Textes ist ein hohes Niveau des Schutzes der menschlichen Gesundheit. Ein chinesischer Hersteller, der bereits auf seinem Binnenmarkt verkauft, verfügt standardmäßig über keines dieser Dokumente: Sie werden eigens für die Europäische Union erstellt, Produkt für Produkt.

Die verantwortliche Person ist die in der Europäischen Union niedergelassene Stelle, die gegenüber den Behörden für die Konformität eines kosmetischen Mittels mit der Verordnung 1223/2009 einsteht. Ohne sie darf ein außerhalb der Union hergestelltes kosmetisches Mittel rechtlich nicht auf dem europäischen Markt in Verkehr gebracht werden, unabhängig von der tatsächlichen Qualität des Produkts.

Diese Funktion kann vom Hersteller selbst übernommen werden, sofern er über eine Stelle in der EU verfügt, vom Importeur, von einem vom Hersteller außerhalb der EU schriftlich benannten Bevollmächtigten oder von einem Vertreiber, der das Produkt unter seinem eigenen Namen oder seiner eigenen Marke vermarktet. Die Vereinbarung, die die verantwortliche Person benennt, muss schriftlich vorliegen und aufbewahrt werden; sie gehört zu den Unterlagen, die die Behörden bei einer Kontrolle verlangen können.

Eine chinesische Fabrik kann diese Funktion nicht von China aus erfüllen: Sie ist nicht in der Union niedergelassen. Es obliegt daher dem europäischen Importeur oder einem von ihm benannten Bevollmächtigten, diese Rolle vor dem ersten Verkauf zu übernehmen.

Die CPNP-Meldung ist die verpflichtende elektronische Einreichung der Informationen eines kosmetischen Mittels über das europäische Portal Cosmetic Product Notification Portal, bevor es erstmals auf dem Markt der Union bereitgestellt wird. Artikel 13 der Verordnung 1223/2009 legt fest, was die verantwortliche Person dort angeben muss: Produktkategorie, Name und Anschrift der verantwortlichen Person, Ursprungsland bei Einfuhr, Mitgliedstaat der ersten Inverkehrbringung, Kontaktdaten für Notfälle, Vorhandensein von Nanomaterialien, Vorhandensein von als krebserzeugend, erbgutverändernd oder fortpflanzungsgefährdend eingestuften Stoffen.

Ein oft missverstandener Punkt spielt zugunsten des Käufers: Eine einzige CPNP-Meldung deckt den gesamten Markt der Europäischen Union ab, ohne zusätzliche nationale Meldung Land für Land. Die Logik ändert sich jedoch, sobald dasselbe Produkt die Marke oder den Handelsnamen wechselt: Ein Vertreiber, der ein bereits unter einer Marke gemeldetes kosmetisches Mittel übernimmt, es aber umbenennt oder mit seiner eigenen Marke versieht, gilt seinerseits als verantwortliche Person und muss eine eigene, vom ursprünglichen Hersteller oder Importeur getrennte Meldung vornehmen.

Die Meldung erfolgt vor dem Inverkehrbringen, niemals danach: Ein ohne CPNP-Meldung verkauftes Produkt verstößt bereits ab der ersten verkauften Einheit gegen die Vorschriften.

Das Produktinformationsdossier, oder PIF, ist die Gesamtheit der Unterlagen, die die verantwortliche Person für jedes kosmetische Mittel erstellen und den Behörden zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen der letzten hergestellten Charge zur Verfügung halten muss. Es umfasst die Produktbeschreibung, ihre qualitative und quantitative Formel, die Herstellungsmethoden, die Nachweise für den beanspruchten Effekt und vor allem den Bericht über die Sicherheit des kosmetischen Mittels, oft mit dem englischen Kürzel CPSR bezeichnet.

Der CPSR besteht aus zwei getrennten Teilen. Teil A fasst die Rohdaten zusammen: qualitative und quantitative Zusammensetzung, physikalisch-chemische Eigenschaften und Stabilität, mikrobiologische Qualität, Verunreinigungen und Spuren, Informationen zum Verpackungsmaterial. Teil B ist die eigentliche Bewertung, die aus diesen Daten abgeleitete Risikoeinschätzung, verfasst und unterzeichnet von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter.

Diese Qualifikation liegt nicht im Ermessen des Importeurs: Artikel 10 der Verordnung 1223/2009 verlangt ein Diplom oder eine universitäre Ausbildung in Pharmazie, Toxikologie, Medizin oder einer ähnlichen Fachrichtung oder eine von einem Mitgliedstaat als gleichwertig anerkannte Ausbildung.

Artikel 19 der Verordnung 1223/2009 legt die Liste der Angaben fest, die auf dem Behältnis und der Verpackung eines kosmetischen Mittels in unauslöschlichen, gut lesbaren und sichtbaren Zeichen erscheinen müssen. Diese Angaben sind mit der Fabrik nicht verhandelbar: Sie gelten unabhängig vom Herstellungsland.

Der Nenninhalt wird zum Zeitpunkt der Abfüllung in Gewicht oder Volumen angegeben, außer bei Produkten unter 5 Gramm oder 5 Millilitern, kostenlosen Proben und Einzeldosen. Das Mindesthaltbarkeitsdatum ist verpflichtend, solange die Haltbarkeit dreißig Monate nicht übersteigt, in der Form Monat und Jahr oder Tag, Monat und Jahr, versehen mit dem in Anhang VII vorgesehenen Symbol oder der entsprechenden Angabe. Über dreißig Monate hinaus wird es durch das Symbol für die Haltbarkeit nach dem Öffnen ersetzt, einen geöffneten Tiegel, versehen mit einer Dauer in Monaten oder Jahren.

Die Liste der Inhaltsstoffe, eingeleitet mit dem Begriff INGREDIENTS, wird in absteigender Gewichtsreihenfolge angegeben; unter einer Konzentration von 1 % ist die Reihenfolge frei wählbar. Die Bezeichnungen müssen der Nomenklatur der COSING-Datenbank folgen, und ein Nanomaterial wird durch den seinem Namen angehängten Vermerk [nano] kenntlich gemacht.

Eine bestehende Formel einer chinesischen Fabrik zu übernehmen, um sie unter eigener Marke als Eigenmarke zu verkaufen, bleibt ein gängiger Weg, eine Kosmetiklinie zu lancieren, ohne eine vollständige Formel zu entwickeln. Die allgemeine Logik dieses Modells wird in unserem Artikel über Eigenmarke und Private Label beschrieben; im Kosmetikbereich trifft sie auf eine spezifische Einschränkung der Verordnung 1223/2009: Ein Marken- oder Handelsnamenwechsel macht Sie zu einer eigenständigen verantwortlichen Person, mit eigener CPNP-Meldung und eigenem PIF, selbst wenn Formel und Hersteller mit denen eines bereits anderswo in der Union verkauften Produkts identisch bleiben.

Diese Regel hat eine unmittelbare Auswirkung auf den Zeitplan: Die Meldung eines Wettbewerbers, der dasselbe Produkt unter einer anderen Marke verkauft, befreit Sie von nichts. Jede Marke trägt ihre eigene Verantwortung, außer bei ausdrücklicher Vereinbarung mit dem Inhaber einer bestehenden Meldung, sich darauf zu beziehen.

Die Verpackung verdient gesonderte Aufmerksamkeit: Über die in der Kosmetikverordnung vorgesehene Kennzeichnung hinaus begründet das Inverkehrbringen einer Verpackung eigene, für jeden Mitgliedstaat spezifische Pflichten der erweiterten Herstellerverantwortung, die zur Verordnung 1223/2009 hinzukommen, ohne sie zu ersetzen.

Sorva ist ein zwischen Europa und China tätiges Vermittlungs- und Sourcing-Unternehmen. Unser chinesischsprachiges Team in Guangzhou identifiziert und prüft Kosmetikfabriken, die die für Ihr Dossier notwendige technische Dokumentation liefern können, Formel, Verpackungsmaterialien, Herstellungsverfahren, während unser Studienbüro die regulatorische Konformitätsstudie und das technische Produktdossier ausarbeitet, die das PIF Ihrer verantwortlichen Person speisen.

In den meisten Fällen zahlen Sie kein Honorar für die Lieferantensuche: Sie eröffnen ein Dossier bei uns, wir verhandeln die Ware für Sie und erheben eine Provision auf ihren Ab-Werk-Wert. Die regulatorische Konformitätsstudie und das technische Produktdossier werden gesondert und vor der Produktion abgerechnet, um Ihre Meldung abzusichern, bevor die Bestellung erfolgt.