Importere kosmetikk fra Kina til EU : CPNP og ansvarlig person

Forordning (EF) nr. 1223/2009 av 30. november 2009 om kosmetiske produkter er det ene, samlede regelverket som regulerer fremstilling, sikkerhetsvurdering og merking av ethvert kosmetisk produkt som gjøres tilgjengelig på EUs marked, med nyeste konsoliderte versjon datert 1. september 2025. Det gjelder på samme måte for et produkt fremstilt i en medlemsstat og et produkt fremstilt i Kina og deretter importert : opprinnelsen endrer ingenting ved pliktene, den legger bare til ett steg, nemlig å utpeke en representant etablert i EU.

Tekstens uttalte mål er et høyt nivå av beskyttelse av menneskers helse. En kinesisk produsent som allerede selger i sitt hjemmemarked, har ingen av disse dokumentene fra før : de må bygges opp spesifikt for EU, produkt for produkt.

Den ansvarlige personen er enheten etablert i EU som svarer, overfor myndighetene, for at et kosmetisk produkt er i samsvar med forordning 1223/2009. Uten den kan et kosmetisk produkt fremstilt utenfor EU ikke lovlig bringes på det europeiske markedet, uansett produktets faktiske kvalitet.

Denne funksjonen kan innehas av produsenten selv dersom vedkommende har en enhet i EU, av importøren, av en fullmektig utpekt skriftlig av produsenten utenfor EU, eller av en distributør som markedsfører produktet under sitt eget navn eller merke. Avtalen som utpeker den ansvarlige personen, må være skriftlig og oppbevares, og den inngår blant dokumentene myndighetene kan kreve ved en kontroll.

En kinesisk fabrikk fyller ikke denne funksjonen fra Kina : den er ikke etablert i EU. Det er derfor den europeiske importøren, eller en fullmektig vedkommende utpeker, som må påta seg denne rollen før det første salget.

CPNP-meldingen er den obligatoriske, elektroniske innsendingen på den europeiske portalen Cosmetic Product Notification Portal, av opplysningene om et kosmetisk produkt før det for første gang gjøres tilgjengelig på EUs marked. Artikkel 13 i forordning 1223/2009 fastsetter hva den ansvarlige personen skal oppgi der : produktkategori, navn og adresse til den ansvarlige personen, opprinnelsesland ved import, medlemsstat der produktet først bringes på markedet, kontaktopplysninger ved nødstilfelle, tilstedeværelse av nanomaterialer, tilstedeværelse av stoffer klassifisert som kreftfremkallende, mutagene eller reproduksjonstoksiske.

Et punkt som ofte misforstås, spiller til kjøperens fordel : én CPNP-melding dekker hele EUs marked, uten ytterligere nasjonal melding land for land. Derimot endrer logikken seg så snart et og samme produkt bytter merke eller varenavn : en distributør som overtar et kosmetisk produkt allerede meldt under et merke, men gir det nytt navn eller setter sitt eget merke på det, regnes selv som en ansvarlig person og må gjennomføre sin egen melding, atskilt fra produsentens eller den opprinnelige importørens.

Meldingen skal skje før produktet bringes på markedet, aldri etterpå : et produkt solgt uten CPNP-melding er i strid med regelverket fra første solgte enhet.

Produktinformasjonsmappen, eller PIF, er det samlede dokumentasjonssettet den ansvarlige personen må etablere for hvert kosmetisk produkt og holde tilgjengelig for myndighetene i ti år etter at siste produserte parti ble brakt på markedet. Den samler produktbeskrivelsen, den kvalitative og kvantitative formelen, fremstillingsmetodene, bevis på påstått effekt, og fremfor alt sikkerhetsrapporten for det kosmetiske produktet, ofte betegnet med sin engelske forkortelse CPSR.

CPSR består av to atskilte deler. Del A samler rådataene : kvalitativ og kvantitativ sammensetning, fysisk-kjemiske egenskaper og stabilitet, mikrobiologisk kvalitet, urenheter og spor, opplysninger om emballasjematerialet. Del B er selve vurderingen, risikovurderingen basert på disse dataene, utarbeidet og signert av en kvalifisert sikkerhetsvurderer.

Denne kvalifikasjonen er ikke opp til importørens eget skjønn : artikkel 10 i forordning 1223/2009 krever en universitetsgrad eller -utdanning innen farmasi, toksikologi, medisin eller lignende fagområde, eller en utdanning anerkjent som likeverdig av en medlemsstat.

Artikkel 19 i forordning 1223/2009 fastsetter listen over opplysninger som må fremgå av beholderen og emballasjen til et kosmetisk produkt, i uutslettelig, lesbar og synlig skrift. Disse opplysningene forhandles ikke med fabrikken : de gjelder uansett produksjonsland.

Nettoinnholdet oppgis i vekt eller volum på tidspunktet for pakking, unntatt for produkter under 5 gram eller 5 milliliter, gratis vareprøver og enkeltdoser. Holdbarhetsdatoen er obligatorisk så lenge holdbarheten ikke overstiger tretti måneder, angitt som måned og år eller dag, måned og år, foran med symbolet fastsatt i vedlegg VII eller den tilhørende teksten. Utover tretti måneder erstattes den med symbolet for periode etter åpning, en åpnet krukke, sammen med en varighet i måneder eller år.

Ingredienslisten, innledet med ordet INGREDIENTS, presenteres i synkende rekkefølge etter vekt ; under 1 % konsentrasjon er rekkefølgen fri. Navnene skal følge nomenklaturen i COSING-databasen, og et nanomateriale angis med tillegget [nano] etter navnet.

Å overta en eksisterende formel fra en kinesisk fabrikk for å selge den under sitt eget merke, som egen merkevare eller private label, er fortsatt en vanlig måte å lansere en kosmetikkserie på uten å utvikle en hel formel selv. Den generelle logikken i denne modellen er beskrevet nærmere i vår artikkel om egen merkevare og private label ; på kosmetikksiden møter den en spesifikk begrensning i forordning 1223/2009 : å bytte merke eller varenavn gjør deg til en fullverdig ansvarlig person, med din egen CPNP-melding og din egen PIF, selv om formelen og produsenten forblir de samme som for et produkt som allerede selges et annet sted i EU.

Denne regelen har en direkte konsekvens for tidsplanen : meldingen fra en konkurrent som selger samme produkt under et annet merke, fritar deg ikke for noe. Hvert merke bærer sitt eget ansvar, med mindre det foreligger en uttrykkelig avtale med innehaveren av en eksisterende melding om å vise til den.

Emballasjen fortjener egen oppmerksomhet : utover merkingen som følger av kosmetikkforordningen, medfører det å bringe emballasje på markedet egne plikter knyttet til utvidet produsentansvar, spesifikke for hver medlemsstat, som kommer i tillegg til forordning 1223/2009 uten å erstatte den.

Sorva er et megler- og sourcinghus aktivt mellom Europa og Kina. Vårt kinesisktalende team i Guangzhou identifiserer og verifiserer kosmetikkfabrikker som kan levere den tekniske dokumentasjonen din sak trenger, formel, emballasjematerialer, fremstillingsprosesser, mens vår ingeniøravdeling rammer inn den regulatoriske samsvarsstudien og det tekniske produktdokumentet som mater PIF-en til din ansvarlige person.

I de fleste tilfeller betaler du ikke honorar på leverandørsøket : du åpner en sak hos oss, vi forhandler frem varen for deg, og vi tar en provisjon av verdien fra fabrikk. Den regulatoriske samsvarsstudien og det tekniske produktdokumentet faktureres separat, forut for produksjonen, for å sikre meldingen din før bestillingen igangsettes.