Import af kosmetik fra Kina til EU: CPNP og ansvarlig person

Forordning (EF) nr. 1223/2009 af 30. november 2009 om kosmetiske produkter er den samlede retsakt, der regulerer fremstilling, sikkerhedsvurdering og mærkning af ethvert kosmetisk produkt, der gøres tilgængeligt på EU's marked, hvis seneste konsoliderede udgave er dateret den 1. september 2025. Den gælder på samme måde for et produkt fremstillet i en medlemsstat og et produkt fremstillet i Kina og derefter importeret: oprindelsen ændrer intet ved forpligtelserne, den tilføjer blot ét trin, udpegelsen af en repræsentant etableret i EU.

Retsaktens erklærede mål er et højt niveau af beskyttelse af menneskers sundhed. En kinesisk producent, der allerede sælger på sit hjemmemarked, har som udgangspunkt ingen af disse dokumenter: de skal udarbejdes specifikt til EU, produkt for produkt.

Den ansvarlige person er den enhed, der er etableret i EU, og som over for myndighederne svarer for et kosmetisk produkts overensstemmelse med forordning 1223/2009. Uden den kan et kosmetisk produkt fremstillet uden for EU ikke lovligt bringes på det europæiske marked, uanset produktets reelle kvalitet.

Denne funktion kan varetages af producenten selv, hvis denne har en enhed i EU, af importøren, af en fuldmagtshaver udpeget skriftligt af producenten uden for EU, eller af en distributør, der markedsfører produktet under sit eget navn eller mærke. Aftalen, der udpeger den ansvarlige person, skal være skriftlig og opbevares, den indgår blandt de dokumenter, myndighederne kan kræve ved en kontrol.

En kinesisk fabrik kan ikke varetage denne funktion fra Kina: den er ikke etableret i EU. Det er derfor den europæiske importør, eller en fuldmagtshaver denne udpeger, der skal påtage sig denne rolle inden det første salg.

CPNP-anmeldelsen er den obligatoriske elektroniske indgivelse på den europæiske portal Cosmetic Product Notification Portal af oplysninger om et kosmetisk produkt, inden det for første gang gøres tilgængeligt på EU's marked. Artikel 13 i forordning 1223/2009 fastsætter, hvad den ansvarlige person skal oplyse: produktets kategori, navn og adresse på den ansvarlige person, oprindelsesland ved import, den medlemsstat hvor produktet først markedsføres, kontaktoplysninger til brug i nødstilfælde, forekomst af nanomaterialer, forekomst af stoffer klassificeret som kræftfremkaldende, mutagene eller reproduktionstoksiske.

Et punkt, der ofte misforstås, taler til køberens fordel: én enkelt CPNP-anmeldelse dækker hele EU's marked, uden yderligere national anmeldelse land for land. Til gengæld ændrer logikken sig, så snart det samme produkt skifter mærke eller handelsnavn: en distributør, der overtager et allerede anmeldt kosmetisk produkt under et mærke, men omdøber det eller sætter sit eget mærke på, betragtes selv som en ansvarlig person og skal foretage sin egen anmeldelse, adskilt fra producentens eller den oprindelige importørs.

Anmeldelsen sker inden markedsføringen, aldrig efter: et produkt solgt uden CPNP-anmeldelse er i strid med reglerne fra den første solgte enhed.

Produktinformationsdossieret, eller PIF, er den dokumentsamling, som den ansvarlige person skal udarbejde for hvert kosmetisk produkt og holde til rådighed for myndighederne i ti år efter markedsføringen af det sidste fremstillede parti. Det samler produktbeskrivelsen, dets kvalitative og kvantitative formel, fremstillingsmetoderne, dokumentationen for de påberåbte effekter, og først og fremmest rapporten om det kosmetiske produkts sikkerhed, ofte betegnet med sin engelske forkortelse CPSR.

CPSR består af to adskilte dele. Del A samler rådataene: kvalitativ og kvantitativ sammensætning, fysisk-kemiske egenskaber og stabilitet, mikrobiologisk kvalitet, urenheder og spor, oplysninger om emballagematerialet. Del B er selve vurderingen, risikovurderingen udledt af disse data, udarbejdet og underskrevet af en kvalificeret sikkerhedsvurderer.

Denne kvalifikation er ikke overladt til importørens skøn: artikel 10 i forordning 1223/2009 kræver et eksamensbevis eller en universitetsuddannelse i farmaci, toksikologi, medicin eller et lignende fag, eller en uddannelse anerkendt som ligeværdig af en medlemsstat.

Artikel 19 i forordning 1223/2009 fastsætter listen over oplysninger, der skal fremgå af beholderen og emballagen på et kosmetisk produkt, med uudslettelig, letlæselig og synlig skrift. Disse oplysninger kan ikke forhandles med fabrikken: de gælder uanset fremstillingsland.

Den nominelle mængde angives i vægt eller volumen på tidspunktet for emballering, undtagen for produkter under 5 gram eller 5 milliliter, gratis vareprøver og enkeltdoser. Datoen for mindste holdbarhed er obligatorisk, så længe holdbarheden ikke overstiger tredive måneder, angivet som måned og år eller dag, måned og år, foranstillet symbolet fastsat i bilag VII eller den tilsvarende angivelse. Ud over tredive måneder erstattes den af symbolet for opbevaringstid efter åbning, en åben creme-krukke, ledsaget af en varighed i måneder eller år.

Ingredienslisten, foranstillet ordet INGREDIENTS, angives i faldende rækkefølge efter vægt; under 1 % koncentration er rækkefølgen fri. Navnene skal følge nomenklaturen i COSING-databasen, og et nanomateriale angives med tilføjelsen [nano] efter navnet.

At overtage en eksisterende formel fra en kinesisk fabrik for at sælge den under sit eget mærke, som private label, er stadig en almindelig vej til at lancere en kosmetikserie uden at udvikle en hel formel selv. Modellens generelle logik er beskrevet i vores artikel om private label; på kosmetikområdet møder den en specifik begrænsning i forordning 1223/2009: at skifte mærke eller handelsnavn gør dig til en fuldgyldig ansvarlig person, med din egen CPNP-anmeldelse og dit eget PIF, selv hvis formlen og producenten er identiske med et produkt, der allerede sælges andetsteds i EU.

Denne regel har en direkte konsekvens for tidsplanen: en konkurrents anmeldelse af det samme produkt under et andet mærke fritager dig ikke for noget. Hvert mærke bærer sit eget ansvar, medmindre der er en udtrykkelig aftale med indehaveren af en eksisterende anmeldelse om at henvise til den.

Emballagen fortjener en separat opmærksomhed: ud over den mærkning, kosmetikforordningen foreskriver, medfører markedsføringen af en emballage særskilte forpligtelser om udvidet producentansvar, specifikke for hver medlemsstat, som lægger sig oven på forordning 1223/2009 uden at erstatte den.

Sorva er et mægler- og sourcinghus, der er aktivt mellem Europa og Kina. Vores kinesisktalende team i Guangzhou identificerer og kontrollerer de kosmetikfabrikker, der kan levere den tekniske dokumentation, din sag har brug for, formel, emballagematerialer, fremstillingsprocesser, mens vores tekniske afdeling rammer compliance-studiet og det tekniske produktdossier, der fodrer din ansvarlige persons PIF.

I de fleste tilfælde betaler du ikke honorar for leverandørsøgningen: du åbner en sag hos os, vi forhandler varen for dig, og vi tager en kommission af dens værdi ab fabrik. Compliance-studiet og det tekniske produktdossier faktureres separat, forud for produktionen, for at sikre din anmeldelse, før ordren igangsættes.