Inspektion vor dem Verladen: Das PSI-Protokoll in China

Die Inspektion vor dem Verladen, im Fachjargon Pre-Shipment Inspection (PSI) genannt, findet statt, wenn die Produktion abgeschlossen ist und die Kartons, mindestens vier Fünftel gemäß der Branchenkonvention, verpackt und gekennzeichnet sind. Ein unabhängiger Prüfer begibt sich zur Fabrik, entnimmt zufällig Kartons und beurteilt die fertige Ware anhand des Lastenhefts und des Referenzmusters. Dies ist die letzte mögliche Kontrolle, bevor der Container die Werkstatt verlässt.

Der Zeitpunkt zählt ebenso wie der Inhalt. Solange die Ware vor Ort ist, bleibt Sortieren, Nacharbeiten oder Ablehnen realistisch. Sobald der Container abgefahren ist, wird derselbe Mangel zu einem grenzüberschreitenden Streitfall: aus der Ferne ausgehandelter Rabatt, Nachbesserung unmöglich, manchmal Rückführung der Fracht auf Kosten des Käufers. Die Inspektion vor dem Versand verwandelt dieses Risiko in eine Entscheidung, die auf Basis der Ware getroffen wird, vor der Zahlung des Restbetrags.

Eine nützliche Kontrolle geht von einem schriftlichen Protokoll aus, das aus dem Lastenheft und dem Referenzmuster, dem Golden Sample, abgeleitet ist. Ohne dieses Dokument beurteilt der Inspektor nach Eindruck, und der Bericht hat in einem Streitfall kein Gewicht. Die Anweisung legt fest, was geprüft wird, mit welchen Mitteln und welche Schwellenwerte eine Ablehnung auslösen.

Der Besuch wird einige Tage vor dem Verladedatum geplant, um Zeit für Korrekturen zu haben, falls das Urteil ungünstig ausfällt. Ein Standardauftrag wird an einem Tag kontrolliert; es braucht mehr Zeit, wenn die Mengen oder die Referenzen zunehmen. Die Fabrik bereitet den Boden vor: Zugang zu den Kartons, Messtisch, Referenzmuster verfügbar.

Eine ganze Charge wird nicht untersucht; sie wird stichprobenartig geprüft. Die Referenznorm ist ISO 2859-1, Attributprüfung, deren allgemeiner Prüfgrad II als Standardeinstellung dient. Für die deklarierte Losgröße gibt sie die Anzahl der zu entnehmenden Teile sowie die Annahme- und Rückweisenummern an. Die Ziehung erfolgt zufällig aus den Kartons, nicht aus einer für den Besuch vorbereiteten Palette.

Die Fehler werden in drei Kategorien eingeteilt: kritisch, schwerwiegend, geringfügig. Übliche Grenzwerte in der Branche sind ein AQL von 2,5 für schwerwiegende Fehler und 4 für geringfügige Fehler, ohne Toleranz für kritische Fehler. Überschreitet die Anzahl der festgestellten Fehler die Annahmenummer, wird die Charge zurückgewiesen. Diese Grenzwerte werden bei Spielzeug, Lebensmittelkontaktprodukten oder Sicherheitsteilen verschärft und vor dem Besuch im Prüfprotokoll festgelegt.

Der Bericht trifft in den Tagen nach dem Besuch ein. Er beziffert die geprüften Mengen, ordnet jeden Fehler als kritisch, schwerwiegend oder geringfügig ein und verknüpft ihn mit einer schriftlichen Anforderung, gestützt durch datierte Fotos. Er enthält die gemessenen Werte, die Berechnung der Fehlerrate gegen die AQL-Grenzwerte und ein Fazit: konform, nicht konform oder in Erwartung einer Korrektur.

Dieses Dokument dient drei Zwecken. Es bildet die Grundlage für die Entscheidung über Versand oder Ablehnung vor der Zahlung des Restbetrags. Es stützt Verhandlungen über einen Preisnachlass oder eine Nachbesserung in der Fabrik, mit konkreten Zahlen in der Hand. Und im Streitfall dient es als datierter Nachweis, abgeglichen mit der Proforma-Rechnung und dem Vertrag. Ein Bericht ohne Fotos, ohne Messungen und ohne Fehlerklassifizierung erfüllt keine dieser drei Rollen.

Es gibt drei Ausgänge. Bericht konform: die Ware wird versandt, der Restbetrag wird planmäßig bezahlt. Bericht nicht konform: die Fabrik sortiert, überarbeitet oder wiederholt die Produktion, und eine Gegenprüfung erfolgt vor der Verladung. Dazwischen wird ein Preisnachlass verhandelt, wenn die Fehler real, aber für den vorgesehenen Gebrauch tolerierbar sind. Die Entscheidung wird auf Basis des Berichts getroffen, nicht auf das Wort der Fabrik hin.

Der Hebel liegt im Zahlungsplan. Solange der Restbetrag nicht beglichen ist, entscheidet der Käufer; bei Barzahlung bleibt ihm nur der gute Wille der Fabrik. Deshalb erfolgt die Prüfung vor der Verladung vor dieser Zahlung, niemals danach. Eine bewusste Ablehnung kostet Tage; eine fehlerhafte Ware am Zielort kostet die Fracht, die Saison und manchmal den Kunden.

Eine Prüfung vor dem Versand basiert auf einer statistischen Stichprobe: Sie liefert ein wahrscheinliches Bild der Charge, keine absolute Garantie. Ein seltener, verstreuter Fehler kann übersehen werden. Sie ersetzt nicht die Labortests, die bestimmte Vorschriften verlangen, noch die Konformitätsverfahren wie die CE-Kennzeichnung für den europäischen Markt. Sie überprüft, was produziert wurde, nicht was produziert werden soll.

Sie beurteilt die fertige Ware, zu spät, um eine Ursache zu korrigieren: Eine Serie kann nach dem Abgang des Inspektoren abweichen. Und sie endet vor der Verladung: Die Überwachung des Containerstaplens, der Verzurrung und der Plombierung ist eine separate Dienstleistung, die Verladesupervision. Eine solide Praxis führt die Produktionsbegleitkontrolle und dann die Prüfung vor der Verladung durch: Ersteres korrigiert die Ursache, Letzteres gibt die Ware frei.

Sorva ist ein Makler- und Sourcinghaus, das zwischen Europa und China tätig ist. Unser sinophones Team in Guangzhou erstellt das Prüfprotokoll auf Basis Ihrer Lastenhefte, plant den Besuch bei Ihrem Hersteller und liest den Bericht mit Ihnen, Grenzwert für Grenzwert. Im Falle einer Nichtkonformität verhandelt dieses Team die Nachbesserung oder den Preisnachlass auf Chinesisch, vor Ort, und führt dann eine Gegenprüfung vor der Verladung durch.

In den meisten Fällen zahlen Sie keine Honorare: Sie eröffnen einen Vorgang, wir verhandeln die Ware für Sie und erhalten eine mengenbasierte Provision, berechnet auf dem Ab-Werk-Wert. Eröffnen Sie einen Vorgang mit Ihrem Produkt und Ihrem Zeitplan: Wir sagen Ihnen, wo die Prüfung vor der Verladung in Ihren Prüfplan passt und was ihr Protokoll überprüfen muss.