Çin proforma faturasını okumak: satır satır

Genellikle proforma invoice kısaltmasıyla PI olarak anılan proforma fatura, öngörülen bir faturadır. Siparişi başlamadan önce tanımlar: ürün, miktarlar, birim fiyatlar, teslimat koşulları, ödeme şekli. Kaporayı tetiklemeye, bir banka dosyası veya akreditif açmaya, bazen bir ithalat dosyası oluşturmaya yarar. Hiçbir satışı kaydetmez ve hiçbir muhasebeye girmez.

Gümrükleme belgesi de değildir: gümrük beyanı, sevkiyat sırasında düzenlenen ticari faturaya dayanır. Proforma, satıcı tarafından imzalanıp mühürlenmediği sürece kesin olmayan bir teklif niteliğindedir. Doğru refleks, onu küçük bir sözleşme gibi ele almaktır: neyi, hangi fiyata ve hangi koşullarla satın aldığınızı belirleyen odur.

İlk kontrol fiyatlar üzerinde değil, isimler üzerinde yapılır. Satıcı, faaliyet lisansındaki tam hukuki adıyla, adresi ve tescil numarasıyla birlikte yer almalıdır. Belgeyi gönderen e-postayla uyuşmayan bir üst bilgi, kendini fabrika olarak sunan bir ticaret şirketi, eksik bir numara: her tutarsızlık, herhangi bir havaleden önce doğrulanmalıdır.

Banka bilgileri de aynı titizliği gerektirir. Alıcı, hiçbir zaman gerçek bir kişi veya başka bir şirket değil, satıcının şirketi olmalıdır. Dolandırıcılar e-posta hesaplarını ele geçirip farklı bir hesap içeren bir proforma gönderebilir: ödeme gider, ardından fabrika alacağını ikinci kez talep eder. Hesabı, kendinizin bulduğu bir numarayla, asla banka bilgilerini içeren e-postada yazılı numarayla değil, bağımsız bir kanaldan doğrulayın.

Her ürün satırı bir referans, bir açıklama, bir miktar, bir birim fiyat ve bir tutar taşır. Bir fiyat, ancak para birimi ve Incoterm'iyle birlikte anlam kazanır. «FOB Ningbo», satıcının malı Ningbo limanında geminin güvertesine teslim ettiği anlamına gelir: navlun, sigorta ve taşımanın devamı size aittir. EXW'de fiyat, fabrikada teslim edilebilir hale getirmeyi kapsar; yükleme, iç taşıma ve ihracat gümrüklemesi daha sonra eklenir.

Yürürlükteki terimler, Uluslararası Ticaret Odası tarafından yayınlanan Incoterms 2020'dir ve on bir tanımı maliyet ve riskleri farklı şekillerde dağıtır. Adı belirtilen liman, fiyatın bir parçasıdır: liman belirtmeden «FOB Çin» yazan bir proforma hiçbirini sabitlemez, yükleme limanının tam adını isteyin. Son olarak para birimini kontrol edin: faturalama genellikle ABD doları, bazen euro veya yuan cinsinden yapılır ve ödemedeki dönüşüm oranı pazarlık konusudur.

Koşullar bölümü bir takvim gibi okunur. Yaygın şema, üretimi başlatmak için sipariş anında bir kapora, ardından sevkiyat öncesi veya taşıma belgesinin kopyası karşılığında bir bakiye ödemesidir. Belirleyici nokta, bakiyeyi tetikleyen olaydır: yükleme öncesi bir denetim karşılığında mı, konşimento kopyası karşılığında mı, varışta mı? Bakiye ne kadar erken giderse, mal beklentiyi karşılamadığında elinizde o kadar az kaldıraç kalır.

Proforma bir geçerlilik tarihi taşır: bu tarihten sonra fiyat değişebilir, çünkü hammaddeleri, bileşenleri ve kuru takip eder. Birkaç günden birkaç haftaya kadar bir geçerlilik süresi yaygındır. Üretim süresi ise kaporanın alınmasından itibaren işlemeye başlar ve ne taşımayı ne de gümrüklemeyi kapsar. Ödeme yapmadan önce üç tarihi not edin: fiyatın sona erme tarihi, bakiyenin tetiklenme tarihi, tahmini sevkiyat tarihi.

Çoğu kötü sürpriz, nadiren yanlış bir satırdan değil, eksik bir satırdan doğar. Özelleştirilmiş bir ürünün kalıp masrafları, kendi markanıza ait ambalaj, sertifikalar ve testler, miktar toleransı: yazılı olmayan hiçbir şey dahil değildir. Tek sayfalık kısa bir teklif, eksiksiz olmayabilir.

Ticari fatura geldiğinde, proformayla bir farklılık ortaya çıkabilir: ayarlanmış gerçek miktar, eklenen masraflar, yeniden hesaplanmış fiyat. Çözüm bir karşılaştırmadan ibarettir: bakiyeyi ödemeden önce, iki belgeyi satır satır, miktarları, birim fiyatları ve ek masrafları karşılaştırın. Açıklanmayan her fark, konteynerin çıkışından önce çözülmelidir, asla sonra değil.

Aracılık ve tedarik firmamız her gün proformaları yeniden inceler. Guangzhou'daki Çince konuşan ekibimiz, üst bilginin arkasındaki hukuki kimliği doğrular, banka bilgilerini karşılaştırır ve koşulları satır satır yeniden gözden geçirir: Incoterm, adı belirtilmiş liman, toleranslar, ekipman masrafları, ödeme takvimi. Biz Çince konuşmayız ve bu ekip tam olarak bu yüzden var: fabrikayla doğrudan, hiçbir nüans kaybı olmadan iletişim kurar ve imzadan önce koşulları sıkılaştırır.

Çoğu durumda herhangi bir ücret ödemezsiniz: bir dosya açarsınız, malı sizin için pazarlık ederiz ve fabrika çıkış değeri üzerinden bir komisyon alırız. Teklifin okunması, satıcının doğrulanması ve yükleme öncesi kontrol, ilk proformadan ticari faturaya kadar standart sürecin bir parçasıdır.