Ako čítať čínsku proforma faktúru: riadok po riadku

Proforma faktúra, často skrátene PI z anglického proforma invoice, je predbežná faktúra. Opisuje objednávku ešte pred jej spustením: produkt, množstvá, jednotkové ceny, dodacie podmienky, spôsob platby. Slúži na spustenie zálohy, na otvorenie bankového spisu alebo akreditívu, niekedy na zostavenie dovoznej dokumentácie. Nezaznamenáva žiadny predaj a nevstupuje do žiadneho účtovníctva.

Nie je to ani dokument colného odbavenia: colné vyhlásenie sa opiera o obchodnú faktúru, vystavenú v čase expedície. Proforma predstavuje záväznú ponuku, kým ju predávajúci nepodpíše a neopečiatkuje. Správny prístup je zaobchádzať s ňou ako s malou zmluvou: práve ona určuje, čo kupujete, za akú cenu a za akých podmienok.

Prvá kontrola sa netýka cien, ale mien. Predávajúci musí byť uvedený pod svojím úplným právnym názvom, teda tým z jeho podnikateľskej licencie, s adresou a registračným číslom. Hlavička, ktorá nezodpovedá schránke odosielajúcej dokument, obchodná spoločnosť, ktorá sa vydáva za továreň, chýbajúce číslo: každý rozdiel treba overiť ešte pred akýmkoľvek prevodom.

Rovnaká dôslednosť platí pre bankové údaje. Príjemcom musí byť spoločnosť predávajúceho, nikdy fyzická osoba ani iná firma. Podvodníci prenikajú do e-mailových schránok a posielajú proformu s iným účtom: platba odíde a továreň si potom nárokuje svoju sumu druhýkrát. Potvrďte účet nezávislým kanálom, telefonicky na číslo, ktoré ste si sami dohľadali, nikdy na to vytlačené v e-maile obsahujúcom bankové údaje.

Každý riadok produktu nesie referenciu, opis, množstvo, jednotkovú cenu a sumu. Cena má zmysel len v spojení so svojou menou a svojím incotermom. „FOB Ningbo“ znamená, že predávajúci dodá tovar na palubu lode v prístave Ningbo: preprava, poistenie a ďalšia časť dopravy zostávajú na vás. Pri EXW pokrýva cena len sprístupnenie v továrni; naloženie, vnútroštátna preprava a colné odbavenie vývozu sa pridávajú následne.

Platnými doložkami sú Incoterms 2020, ktoré vydáva Medzinárodná obchodná komora, a ich jedenásť definícií rozdeľuje náklady a riziká odlišne. Uvedený prístav je súčasťou ceny: proforma, ktorá píše len „FOB Čína“ bez prístavu, nič nestanovuje, žiadajte presný názov prístavu nalodenia. Napokon overte menu: fakturácia sa často robí v amerických dolároch, niekedy v eurách alebo juanoch, a konverzia pri platbe sa dá vyjednávať.

Blok podmienok sa číta ako harmonogram. Bežná schéma je záloha pri objednávke na spustenie výroby a následne zostatok pred expedíciou alebo oproti kópii prepravného dokladu. Rozhodujúcim bodom je udalosť, ktorá spúšťa úhradu zostatku: oproti inšpekcii pred naložením, oproti kópii nákladného listu, pri príchode? Čím skôr zostatok odíde, tým menej páky vám zostáva, ak tovar sklame.

Proforma nesie dátum platnosti: po jeho uplynutí sa cena môže zmeniť, pretože sleduje suroviny, komponenty a kurz. Platnosť od niekoľkých dní po niekoľko týždňov je bežná. Lehota výroby začína plynúť od prijatia zálohy a nezahŕňa ani prepravu, ani colné odbavenie. Pred platbou si poznačte tri dátumy: koniec platnosti ceny, spustenie úhrady zostatku, predpokladanú expedíciu.

Väčšina nepríjemných prekvapení vzniká z chýbajúceho riadku, zriedkakedy z nesprávneho. Náklady na nástroje pri produkte na mieru, balenie s vašou značkou, certifikáty a skúšky, tolerancia množstva: všetko, čo nie je napísané, nie je zahrnuté. Krátka jednostranová ponuka pritom nemusí byť úplná.

Pri príchode obchodnej faktúry sa môže objaviť rozdiel oproti proforme: upravené skutočné množstvo, pridané poplatky, prepočítaná cena. Riešením je porovnanie: pred úhradou zostatku porovnajte oba dokumenty riadok po riadku, množstvá, jednotkové ceny a vedľajšie poplatky. Každý nevysvetlený rozdiel sa rieši pred odoslaním kontajnera, nikdy po ňom.

Náš maklérsky a sourcingový dom prechádza proformy každý deň. Náš čínsky hovoriaci tím v Guangzhou overuje právny subjekt za hlavičkou, porovnáva bankové údaje a prechádza podmienky riadok po riadku: incoterm, uvedený prístav, tolerancie, náklady na nástroje, harmonogram platby. My sami po čínsky nehovoríme, a práve preto tento tím existuje: rokuje priamo s továrňou, bez straty nuáns, a spresňuje podmienky pred podpisom.

Vo väčšine prípadov neplatíte žiadne honoráre: otvoríte zákazku, my za vás vyjednáme tovar a berieme si províziu z jeho hodnoty zo závodu. Prečítanie cenovej ponuky, overenie predávajúceho a kontrola pred naložením sú súčasťou štandardného postupu, od prvej proformy až po obchodnú faktúru.